News privacy e software

La normativa in materia di Privacy Dlgs 196/03 all’art.130 (co. 1) vieta, senza il preventivo consenso dell’interessato, l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore, compresi e-mail,fax,Sms,Mms, per l’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, (co. 5) è vietato inoltre, se effettuato camuffando o celando l’identità del mittente o senza fornire un idoneo recapito presso il quale l’interessato possa esercitare i diritti di cui all’articolo 7.

L’unica eccezione è rappresentata da quanto indicato nel comma 4 dello stesso articolo 130:

• Fatto salvo quanto previsto nel comma 1, se il titolare del trattamento utilizza, a fini di vendita diretta di propri prodotti o servizi, le coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio, può non richiedere il consenso dell’interessato, sempre che si tratti di servizi analoghi a quelli oggetto della vendita e l’interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni.

• L’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata per le finalità di cui al presente comma, è informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, in maniera agevole e gratuitamente.

La prescrizione del 19 giugno 2008 Gazzetta Ufficiale 1° luglio 2008, n. 152: “Semplificazioni di taluni adempimenti in ambito pubblico e privato rispetto a trattamenti per finalità amministrative e contabili” aggiunge a quanto sancito dal precedente articolo anche l’utilizzo di posta cartacea: “è stato stabilito che in applicazione del principio del bilanciamento degli interessi (art. 24, comma 1, lett. g), i titolari del trattamento in ambito privato che hanno venduto un prodotto o prestato un servizio, nel quadro del perseguimento di ordinarie finalità amministrative e contabili, possono utilizzare senza il consenso i recapiti (oltre che di posta elettronica come già previsto per legge) di posta cartacea forniti dall’interessato, ai fini dell’invio diretto di proprio materiale pubblicitario o di propria vendita diretta o per il compimento di proprie ricerche di mercato o di comunicazione commerciale a condizione che:

a) tale attività promozionale riguardi beni e servizi del medesimo titolare e analoghi a quelli oggetto della vendita;

b) l’interessato, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ogni comunicazione effettuata, per le menzionate finalità, sia informato della possibilità di opporsi in ogni momento al trattamento, opt-out possibilità a posteriori di esercitare il diritto di opporsi all’invio di comunicazioni commerciali indesiderate, in maniera agevole e gratuitamente, anche mediante l’utilizzo della posta elettronica o del fax o del telefono e di ottenere un immediato riscontro che confermi l’interruzione di tale trattamento (art. 7, comma 4);

c) l’interessato medesimo, così adeguatamente informato già prima dell’instaurazione del rapporto, non si opponga a tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni;

In Pratica:

1. Il consenso del destinatario è sempre obbligatorio (provvedimento del 29 maggio 2003 del Garante: “Spamming- Regole per un corretto invio delle e-mail pubblicitarie” ad eccezione del caso sopra riportato e deve essere:
   • Libero
   • Informato, deve cioè essere fornita una completa e specifica informativa sulle finalità del trattamento dei dati secondo le disposizioni in vigore.
   • Espresso
   • Specifico, se il consenso riguarda più tipologie di servizi, esempio, marketing, profilazione, comunicazione dei dati a società collegate, ecc, occorre un consenso per ogni tipologia di trattamento.
   • Preventivo (regola dell’opt-in) richiesto cioè prima dell’invio e non inviando un primo fax, e-mail… che, nel richiedere il consenso, abbia già un contenuto promozionale o pubblicitario.
2. Il consenso è necessario anche quando gli indirizzi e-mail sono formati ed utilizzati automaticamente mediante un software, senza verificare se essi siano effettivamente attivati e a chi pervengano o vengano estratti da elenchi telefonici cosiddetti “categorici”, quali Pagine Gialle, da registri pubblici o da banche dati online.
3. Non è ammesso l’invio anonimo di messaggi pubblicitari, cioè senza l’indicazione della fonte di provenienza del messaggio o di coordinate veritiere. È comunque opportuno indicare nell’oggetto del messaggio la sua tipologia pubblicitaria o commerciale.
4. Chi acquista banche dati con indirizzi di posta elettronica è tenuto ad accertare che ciascuno degli interessati presenti nella banca dati abbia effettivamente prestato il proprio consenso all’invio di materiale pubblicitario.
5. La formazione di appositi elenchi di chi intende ricevere e-mail pubblicitarie o di chi è contrario (le cosiddette “black list”) non deve comportare oneri per gli interessati.
6. Chi detiene i dati deve sempre assicurare agli interessati la possibilità di far valere i diritti riconosciuti dalla normativa sulla privacy (revoca del consenso, richiesta di conoscere la fonte dei dati, cancellazione dei dati dall’archivio etc.).

In ogni comunicazione inviata, è necessario dare la possibilità di cancellazione dalla banca dati.